采購管理主要是對進(jìn)銷(xiāo)存模塊的采購活動(dòng)進(jìn)行日常管理的一個(gè)功能模塊。
比較完善的采購管理包括采購需求、采購訂單、采購入庫、采購退貨、采購付款等功能模塊。下面逐個(gè)介紹我們關(guān)心的幾個(gè)功能模塊的需求。
一、采購訂單
采購訂單就是指企業(yè)與供應商間的一個(gè)購銷(xiāo)契約，采購訂單可視同企業(yè)的訂貨合同書(shū)。單據中記錄了對某個(gè)供應商訂貨時(shí)間、供應貨品的數量、已收貨數量等資料。也有企業(yè)直接就把采購入庫單當做采購合同，或者把采購合同單當做采購入庫單。進(jìn)銷(xiāo)存難就難在進(jìn)銷(xiāo)存的個(gè)性化非常強，每家企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)都有可能不同。
采購訂單應由兩部分組成。一部分包括訂單編號、采購日期、供貨商、經(jīng)手人、金額合計以及備注等基本信息，我們叫做主表。還有一張表，包括采購訂單的基本貨品信息。一張采購訂單，應該可以采購多個(gè)貨品，我們在這里叫做子表。主表和子表的關(guān)系應該是1∶N的關(guān)系。
二、采購入庫
所謂采購入庫就是把采購的貨品存放到倉庫的業(yè)務(wù)活動(dòng)。采購入庫其實(shí)是一個(gè)非常復雜的活動(dòng)，對于質(zhì)量要求比較嚴格的企業(yè)，采購入庫之前，還有采購驗收的過(guò)程，對于貨品的數量，也有發(fā)貨數量、入庫數量、合格數量、不合格數量等。尤其是軍工行業(yè)，要求“舉一反三”，發(fā)現某個(gè)批次的貨品有問(wèn)題，要全部往回追溯，所以單據上的數據項比較多，跟采購訂單一樣，采購入庫也由兩部分組成。
一部分包括入庫編號、入庫日期、供貨商、經(jīng)手人、金額合計以及備注等基本信息，我們叫做主表。還有一張表，包括采購入庫的基本貨品信息。一張采購入庫單，應該可以入庫多個(gè)貨品，我們在這里叫做子表。主表和子表的關(guān)系也是1∶N的關(guān)系。還有的采購入庫單，是從采購訂單生成而來(lái)，我們這里也是支持的。對于有很多個(gè)分公司的大型企業(yè)，一般會(huì )有自己的采購配送中心，多個(gè)采購需求對應一個(gè)采購合同，多個(gè)采購合同，又對應一個(gè)采購入庫單，再加上退換貨，這個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)是非常復雜的，全靠系統去解決問(wèn)題就需要一套復雜的ERP系統，我們這里不去介入這么復雜的業(yè)務(wù)活動(dòng)。僅僅是一張采購入庫單，只對應一張采購訂單，就可以了。
三、采購退貨
所謂采購退貨，就是采購來(lái)的貨品，由于某種原因，退回給原供應商的業(yè)務(wù)過(guò)程。它是采購入庫的逆過(guò)程。就像在采購入庫里討論的那樣，大型企業(yè)采購退貨的業(yè)務(wù)過(guò)程，也比較復雜，我們這里就不多討論了，我們只關(guān)注采購退貨單與采購入庫單一對一的情形。即一張采購退貨單，只對應一張采購入庫單，但是一張采購入庫單，可分多次退貨，采購退貨單
采購退貨也由兩部分組成。一部分包括退貨編號、退貨日期、供貨商、入庫單號、金額合計以及備注等基本信息。還有一張子表，包括所有退貨的基本貨品信息。主表和子表的關(guān)系也是1∶N的關(guān)系。
四、采購付款
采購付款，就是指對于采購的貨品，財務(wù)上進(jìn)行付款的過(guò)程。對于同一個(gè)供應商，我們一張付款單，可能對應多張采購入庫單，所以我們這里的付款單，只跟供應商對應上。一張采購入庫單，也可以分批付款，采購付款的主表信息包括單據編號、付款日期、供貨商、金額合計以及備注等基本信息。子表包括入庫單號、入庫金額，本次付款金額，未付金額等基本信息。主表和子表的關(guān)系也是1∶N的關(guān)系。
